Comment adapter l'aménagement des bureaux en mode de travail hybride?

Actuellement, les entreprises à travers le monde, y compris au Canada, doivent redéfinir le lieu de travail afin qu’il réponde aux nouveaux besoins des travailleurs ainsi qu’à ceux de l’organisation. En effet, l'avènement de la COVID a induit de nombreux changements importants pour tout le monde dans les différentes sphères de la vie tant au niveau personnel que professionnel ou social. Ainsi, le retour au bureau des travailleurs doit être bien géré et bien pensé, obligeant les entreprises à reconnaitre la nécessité de disposer d'environnements différents plus sécuritaires, attractifs et adaptés aux nouveaux besoins de leurs employés.

Une des stratégies que les entreprises peuvent mettre en place consiste à prioriser la santé et le bien-être de leurs employés, alliés à des espaces de travail performants. Pour cela, les organisations devront réorganiser le travail en mode hybride, c’est-à-dire permettre à leurs employés de partager leur temps de travail entre le télétravail et le bureau. Pour que le retour au bureau soit une réussite, il sera important de concevoir un environnement de travail agréable, fonctionnel et performant en considérant non seulement le design, mais également les types variés de technologie, ainsi que la collaboration en équipe, l'intimité visuelle, l’acoustique, la concentration individuelle, etc. Ainsi, il conviendra d’optimiser la superficie de bureau aménageable adaptée aux besoins de l’entreprise ainsi qu’à ceux de ses employés. Dans cet article, découvrez les différentes étapes pour adapter vos bureaux au mode de travail hybride télétravail/bureau.


Crédit photo : Gorini Photographie

Analyser les besoins de votre entreprise

En matière d’aménagement de bureau en mode hybride, il n'existe pas de solution unique puisque chaque entreprise est différente et possède des besoins variés. Ainsi, l’espace de travail de l’avenir offre de la flexibilité, propose plus de choix sur place et s'attarde à répondre aux besoins des employés de manière à les rendre plus heureux dans un environnement plus sain et performant. En effet, les employés qui ont des options sur leur façon de travailler lorsqu'ils sont au bureau se sentent plus engagés que les travailleurs entièrement à distance ou ceux qui sont toujours au bureau. Ils ne considèrent pas l'un ou l'autre de ces lieux comme acquis et sont maîtres de leurs expériences dans les deux cas. Donner à vos employés un peu de confiance et de contrôle peut apporter des avantages considérables.

En qualité de dirigeant d’entreprise, vous devez donc commencer par étudier la façon dont vos employés travaillent, ainsi que les environnements et les outils dont ils ont besoin pour donner le meilleur d'eux-mêmes tout en préservant un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Pour cela, vous pouvez, par exemple, demander à vos employés de remplir un sondage afin de connaître leurs habitudes de télétravail et de travail en présentiel. De cette manière, il vous sera possible d’établir des standards d’attribution de postes, assignés ou non, à prévoir dans les futurs aménagements. Toutefois, vous devrez trouver le juste milieu en équilibrant ce que vos employés veulent avec les caractéristiques et les besoins que votre organisation exige. Vous devrez également tenir compte de l’optimisation de l’espace de bureaux dont vous disposez.

Chez EspaZio, l’analyse des réels besoins est une première étape primordiale à tout projet.  Il permet à celui-ci d’être 100% personnalisé et adapté à votre entreprise.

Instaurer une bonne gestion de changement auprès des employés

En règle générale, les employés sont enthousiastes à un réaménagement de leur espace de bureau, car cela leur permet de travailler dans un environnement optimal qui favorise leur mieux-être au travail, leur mobilisation, la collaboration, leur cohésion et leur efficacité tout en prenant en compte leur besoin particulier en fonction des tâches à réaliser.

Toutefois, pour optimiser le travail hybride et créer un scénario gagnant-gagnant, vous devez en tant que dirigeant faire comprendre le « pourquoi » de vos décisions en matière de lieu de travail à vos employés. Ainsi, vous devrez prévoir la mise en place d’un programme de gestion du changement qui comprend du support à l’interne ou à l’externe. De cette manière, vous pourrez préparer et soutenir vos employés aux changements à venir dans leur espace de travail. Communiquez avec eux, expliquez-leur les nouvelles dispositions qui vont améliorer leur santé et leur bien-être, la cohésion d’équipe ainsi que la socialisation interéquipes.

N'hésitez pas à communiquer avec notre équipe pour avoir plus d’informations sur les différentes stratégies impliquant vos employés. Ces stratégies assureront une bonne gestion de changement.

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Établir les bonnes stratégies d’aménagement

La conception des bureaux doit tenir compte de la réinitialisation des priorités engendrées par la pandémie en se concentrant sur la santé et le bien-être de votre personnel. En effet, si vous désirez créer un espace qui offre différents choix de cadres de travail, qui maximise la flexibilité, dont la capacité varie en fonction des allées et venues du personnel et qui répond aux besoins de connexion et de socialisation, cet espace de travail nouvelle génération sera forcément très différent de celui que vous aviez auparavant, et ce, aussi bien physiquement que technologiquement.

De manière générale, les bureaux en mode hybride incluent le partage par les individus, ou un groupe d'individus, de biens et d'équipements de façon à optimiser l'accès à ces ressources et leur rentabilité. C’est le principe de la mutualisation. De plus, ces espaces de travail se basent sur le concept de milieu de travail axé sur les activités (MTAA) qui s’appuie sur trois piliers fondamentaux : l’organisation du travail, les technologies et l’espace.

Les principaux objectifs de l’aménagement des bureaux en mode hybride télétravail/bureau sont :

• Actualiser les espaces de travail ainsi que les aires communes;

• Optimiser l’espace selon la superficie nécessaire (pi²) en favorisant les espaces qui peuvent offrir de la variété et de la flexibilité;

• Encourager la cohésion d’équipe ainsi que la socialisation interéquipes en prévoyant des espaces pour les échanges, formels et informels;

• Améliorer le recrutement et la rétention d’employés en améliorant leur santé et leur bien-être au bureau;

• Motiver les employés à venir travailler au bureau en répondant à leurs nouveaux besoins;

• Prévoir l’expansion future de l’entreprise.

La stratégie d’aménagement devra comprendre différents aspects :

• Des postes de travail assignés et/ou non assignés

En mode hybride, de plus en plus d'entreprises envisagent de créer des environnements de travail « libres », avec moins de postes de travail dédiés et un éventail plus large d'environnements de travail alternatifs et de commodités partagées. L'espace de libre choix permet aux employés de choisir des espaces de travail privés ou collaboratifs qui répondent le mieux à leurs besoins pour la journée. Vous pourriez par exemple instaurer des postes de travail non assignés en aire ouverte en « L » avec un cloisonnement réduit pour favoriser une collaboration, mais assez haut tout de même pour permettre à l’employé de rester concentré lorsqu’il est assis.

Le choix de nouveaux mobiliers s’impose également. Optez pour des tables de travail avec plateau ajustable en hauteur afin de permettre une meilleure flexibilité (en fonction des différentes tailles des personnes, par exemple). De plus, choisissez un modèle de chaise ergonomique standard permettant de s’adapter à un grand nombre d’usagers, tout en minimisant le nombre de contrôles requis pour s’installer. Prévoyez des accessoires ergonomiques spécifiques pouvant être utilisés par les employés pour favoriser leur confort comme des repose-pieds.

Puisque votre espace ne dispose pas de postes de travail assignés, supprimez tous les espaces de rangement fixes.

• La flexibilité des espaces

Vous devez offrir de la flexibilité dans l’offre des espaces de travail aussi bien pour le type de mobilier que pour les types d’espaces. Cela nécessite de définir les zones et leurs fonctions afin de respecter le travail de tout un chacun :

• • Espace de travail individuel régulier (poste de travail/bureau)

  • Espace de travail individuel de concentration (petite salle pour une personne)

  • Espaces de collaboration (salles de rencontres de tailles variées)

  • Espace de rencontre pour des visioconférences (individuel ou pour plusieurs personnes)

  • Aire de rencontre informelle favorisant les échanges spontanés et la socialisation

  • Espace de relaxation

  • Et autres

Pour que cet aménagement soit un succès et pour permettre son optimisation, vous devrez mettre en place un système de réservation de poste, de bureau et de salle qui répond aux besoins et aux tâches de vos employés.

 
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Des aires de collaboration diverses

Ajouter des postes dits satellites pour les visiteurs et les collègues qui viennent d’un autre bâtiment ou d’une autre succursale. De plus, ces aires de collaboration pourraient être utilisées comme espace de « débordement » si tous les postes de travail non assignés sont occupés.

Le rangement des effets personnels

Dans la mise en place de bureau en mode hybride, il est important de prévoir des îlots ou des murs de casiers personnels ou autres répartis dans l’aménagement afin que chaque employé puisse avoir accès à un endroit où laisser ses effets personnels et professionnels en toute sécurité.

L’implication de la technologie

Lors de la mise en place d’espaces de bureaux en mode hybride, la technologie joue un rôle très important. En effet, que ce soit pour équiper les postes de travail, les espaces de collaboration et les salles de rencontre, les systèmes implantés doivent être bien efficaces pour les vidéoconférences et autres besoins technologiques. Différents produits peuvent être proposés selon vos besoins et votre budget.


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Redonner le goût aux employés de revenir au bureau

Afin de favoriser le retour de vos employés au bureau, celui-ci doit offrir des espaces accueillants et inclusifs où ils peuvent vivre des expériences qu'ils n'auraient pas à la maison en étant en télétravail. Offrez-leur ainsi des occasions de se connecter en personne avec leurs collègues et de profiter de diverses commodités et services que l’entreprise propose. Ainsi, les espaces de commodités spéciaux tels que les bureaux possédant un accès à la lumière naturelle, les salles de podcast, les espaces de création ainsi que les salles de bien-être et de relaxation peuvent également agir comme des aimants pour redonner le goût aux employés de revenir au bureau.

L'objectif ultime d’un bureau en mode hybride est de créer un écosystème complet d'options de travail dans lequel chaque employé peut choisir les paramètres qui lui conviennent le mieux. Si l'environnement que vous créez est trop rigide, générique, homogène ou à l’ancienne mode prépandémique, il ne répondra pas aux besoins ni aux critères de vos employés qui ne voudront pas retourner au bureau. Par exemple, construire des rangées de postes de travail identiques avec le même mobilier et les mêmes niveaux d'éclairage ou des aménagements de postes de travail en aire ouverte « à perte de vue » serait une erreur.

De plus, au-delà des aménagements physiques, il faut penser à la culture de l’entreprise. De petites attentions, telles qu’un « mardi-viennoiseries » ou un « jeudi-pizza » aident à la synergie des groupes et intergroupes. Renforcer le sentiment d’appartenance des employés est une clé importante pour encourager la cohésion d’équipe ainsi que la socialisation interéquipes.


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Chez Espazio Design, nous avons développé une spécialité en aménagement de bureau en mode hybride télétravail/bureau. Ainsi, nous pouvons aider les entreprises à concevoir des lieux de travail attractifs, performants qui favorisent la flexibilité, l’échange, le bien-être et la sécurité.

N’hésitez pas à communiquer avec nous pour adapter vos bureaux de demain.